こころからだあたま。 メールを減らす努力~Microsoft Office Communicatorの利用~
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転職して、本社サイドの仕事(デスクワーク)になり、メールの多さに忙殺されるようになりました。

メールの絶対量を減らす方法としては、
 1)宛先(to, cc)に入る人の数を減らす
 2)メール自体を減らす
の2点しかないと思います。

最初は、1)の方法で、メールを減らそうとしていたのですが、相手の負担を減らそうと思って宛先から削除っした意図をくみとってもらえず、「自分には報告がないのか」というとある管理職の方から指摘を受けたりしたこともあり、「誤解を招くのはいやだから、悩んだら入れよう」ということにしました。

(私は、正直、特に、上司部下のコミュニケーションにおいて、メールのみにウエイトを置くのは大反対なのですが、ラインマネージャーの中には、『メールでの報告を最重要視して、直接報告に行くと、面喰ったような顔をする』人もいます(元来、F to Fのコミュニケーションが好きでないタイプの方なんですね。))

で、そういうメールコミュニケーションを最重要視している方はさておき、2)のメール自体を減らすには、相手との協力が必要になります。

私は、データマネジメントのHさんとすごく頻繁にやりとりをするのですが、ちょっとした確認事項には、「Microsoft Office Communicator」を使うことで、メールを減らすのに成功しました。
要はチャットなのですが、こまごまとした確認事項を、頻繁にやりとりするのはやっぱりチャットが便利です(相手と気心が知れていることが大前提です。)
たとえば、
「会議設定、どっちがする~?」「じゃ、私がするねー」
「こないだの議事録、見てもらえたかしら・・・?今日中にFIXしたいから。」
「CROからの請求書に、そっちの上司の印が必要だけど、今いる~?」
とか。メールでやりとりしてると、すぐに2通、3通になっちゃうし、電話の場合、席はずしの場合、代理応答する周囲の人にも負担になるし・・・。

チャットの記録を”Save”する時に、”Save As E-mail”を選ぶと、会話の記録がメールが飛んできます。
Outlookと連動もしてて、会議中は不在を知らせる時計マークがついたりして、なかなか便利です。

もちろん、チャット以外に、難しい内容は、電話や直接デスクに行くことは言うまでもありません。
そんなこんなで、細かい課題が解決したところで、結論や要点のみをメールで出す。最終的には、記憶は宛にならないので、文書での記録は重要ですから。

ということで、メール削減にあたっての私のTipsは、
 1)不用意にToを削除するのは危険(メールベースの報告を重視する人が相手の時は、特に注意)。
 2)Communicatorを使える相手を見つけて、チャットを併用する。
というのが、目下の解決策です。
上記以外に、人に相談せず、自分で判断できる範囲を増やしてもらう(デリゲーション)などもメールを減らすための重要ポイントかな。

要は、何かを解決するには、コミュニケーションが必要であるのですが、「お互いの負担を減らすよう、最もいい手段をお互いで考えましょうね」といえる関係を相手と築くのが最も重要とういことでしょうか。

みなさんは、メールを減らす努力で、何かいい案持ってますか~!?
2011.02.15 Tue l ちょっぴり仕事 l コメント (0) トラックバック (0) l top

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